Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı (ÖYP), Yükseköğretim Kurulunu tarafından 2010 yılında faal olarak başlatılmıştır. Araştırma görevlilerine sağladığı pek çok imkânla bu program sayesinde eski ve yeni onlarca üniversiteye binlerce araştırma görevlisi kadrosu tahsis edilmiştir. ÖYP ile, atamaları yapılan araştırma görevlilerinin çeşitli üniversitelerde lisans üstü eğitim almaları, bir kısmının da yabancı dil eğitimlerine tabi tutulup yurt dışına gönderilmeleri sağlanmıştır. ÖYP'nin araştırma görevlilerine sunduğu malzeme ve kitap alımı, yabancı dil eğitimi gibi birtakım fırsatlar vardır. Bunlardan biri de, bir takvim yılı içerisinde on beş güne kadar, yurtiçindeki ya da yurtdışındaki sempozyumlara, konferanslara ve diğer etkinliklere dinleyici olarak ya da bildiriyle katılma olanağı sağlamasıdır. Bu yazımda, ÖYP'ye dahil olan araştırma görevlilerinin bu haklarından nasıl faydalanabileceklerini anlatmaya çalışacağım.

1. Etkinlik Belirleme ve Düzenleyicilerle Temas

Her şeyden önce, çalıştığınız alanla ilgili olarak katılmak istediğiniz etkinliği belirlemeniz ve bunu kesinleştirmeniz gerekmektedir. Ardından, belirlediğiniz etkinliği düzenleyenlerle internet üzerinden irtibata geçip kim olduğunuzu ve etkinliğe neden katılmak istediğinizi belirtmeli, ayrıca etkinliğe katılım giderleriniz dahil her şeyin kurumunuzca karşılanacağından bahsetmelisiniz. Bildiriyle katılmak istemeniz durumunda, elbette bildirinizin kabul edilmesi ön koşuldur. Evrak işleri -maalesef- uzun bir süreç gerektirdiği için, etkinlik belirleme ve düzenleyicilerle temas işlemlerine en az 2-3 ay öncesinden başlamanızı tavsiye ederim. Üniversitelerin ÖYP Koordinatörlükleri ya da enstitüler genelde işlemlere başlamadan önce davet mektubu talep ederler. Eğer bağlı bulunduğunuz üniversitenin böyle bir talebi varsa, etkinliği düzenleyenlerden tarafınıza imzalı bir davet mektubu göndermelerini rica edebilirsiniz. Bağlı bulunduğunuz enstitü ve koordinatörlük internet üzerinden gönderilen davet mektubu kabul ediyorsa, sadece bu yolla gönderilen mektup yeterli olacaktır. Aksi halde posta yoluyla gönderilmesi gereken ıslak imzalı bir davet mektubuna ihtiyacınız olacak. Bu aşamadaki en önemli hususlardan biri de, sempozyum sonrasında tarafınıza kaşeli ve yine ıslak imzalı olarak katılım belgesi ve varsa katılım ücretinin ödendiğini gösteren belgenin verilip verilmeyeceğini kesinleştirmenizdir; çünkü ÖYP Koordinatörlükleri, araştırma görevlisinin ilgili etkinliğe katılıp katılmadığının tespiti amacıyla ve katılım ücretinin ödenebilmesi için dönüşte bu belgeleri talep edecektir. Bu konuda da düzenleyicilerden söz aldıktan, ayrıca davet mektubunuzu da edindikten sonra üniversitenizle ilgili görevlendirme sürecine başlayabilirsiniz. ÖYP yurtdışı görevlendirmeleriyle ilgili ikinci aşama şöyledir:

2. Bölüm, Enstitü, Koordinatörlük, Gri Pasaport... Kısacası Resmî İşlemler

Davet mektubunuzu edindikten sonra yapmanız gereken ilk iş, bir dilekçe ile görevlendirme talebinizi ana bilim dalı başkanlığınıza (ya da bölüm başkanlığınıza) bildirmek (dilekçe örneği için aşağıya bakabilirsiniz). Bu dilekçeyle birlikte ilgili etkinliğin web sayfasından alınmış ve bu etkinliği tanıtıcı nitelikte belgeler, davet mektubu ve bunların Türkçe çevirileri de talep edilmektedir. Ana bilim dalı veya bölüm başkanlığına yazacağınız bu ilk dilekçeyle eş zamanlı olarak, ÖYP koordinatörlüğünüzden edineceğiniz bir formu da doldurup danışmanınızın imzasıyla ve varsa talep edilen ekleriyle birlikte yine koordinatörlüğünüze teslim etmeniz gerekmekte. Bu ekler de yine web sayfasından alınmış etkinliği tanıtıcı çıktılar ve davet mektubu olabilir. Sonraki aşamada ana bilim dalı başkanlığınız (ya da bölüm başkanlığınız) yazdığınız dilekçeyi onaylanıp enstitüye havale edecek ve ÖYP koordinatörlüğünün onayı enstitüye ulaştıktan sonra burada yönetim kurulu kararı çıkması beklenecektir. Ardından, ÖYP koordinatörlüğünden alınan onay ve enstitüden çıkan yönetim kurulu kararıyla birlikte tüm belgeler üniversite yönetim kuruluna gidecek ve buradan da son karar çıkacaktır. Artık bu karardan sonra resmî olarak görevlendirilmiş olacaksınız. İhtiyacınız varsa, hizmet pasaportu (gri pasaport) talebiniz için de bağlı bulunduğunuz enstitüden ilgili formu doldurup gerekli işlemlere de başlayabilirsiniz.

Örnek Görevlendirme Talebi Dilekçesi

3. Avans ve Ödemeler

Bazı üniversiteler, görevlendirme tarihinden önce, araştırma görevlisinin talep ettiği miktarda avans ödemesi yapabilmektedir. Eğer üniversitenizin böyle bir uygulaması varsa, bir avans talep dilekçesi ile görevlendirme tarihinize on beş gün kala bağlı bulunduğunuz koordinatörlüğe başvurmanız gerekmektedir. Her ne kadar bazen gecikse de, görevlendirme tarihinizin başlangıcına kadar talep ettiğiniz miktar belirttiğiniz hesaba yatırılacaktır. Yeri gelmişken, ÖYP kapsamındaki görevlendirmelerde nelerin ödendiğini şöyle özetlemek isterim:

Gündelik/Yevmiye

Bu ödemeler, 6245 sayılı Harcırah Kanunu'na göre yapılmaktadır. Bu kanunda, yurtiçi ve yurtdışı ayrımı yapılmış durumdadır. Yurtiçi ödemelerde H Cetveli geçerlidir ve bu cetvele göre bir araştırma görevlisi yurtiçi görevlendirmelerde yaklaşık 29 TL yevmiye alır. Detaylara aşağıdaki ilgili dosyadan ulaşabilirsiniz. Yurtdışı görevlendirmeler ise Bakalar Kurulu kararıyla belirlenir ve her ülke için, ilgili ülkelerin para birimlerince ve yaşam şartlarınca ayrı ayrı yevmiye ödemesi söz konusudur. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri için bu, günlük 93 Dolardır, fakat ilk on gün için bunun yüzde elli fazlası ödenir. Yani, 93 Dolar x %50 fazlası = 139,5 Dolar. Ülkelere göre sıralı yevmiye tablosu için aşağıdaki dosyalara göz atınız ('Aylık/kadro derecesi 5-15 olanlar' sütununa bakmanız gerekmektedir).

Uçak bileti

Yurtdışı görevlendirmelerde ulaşıma esas olan uçaktır, fakat yurtiçi görevlendirmerde aksi belirtilmedikçe ulaşımda otobüs esas alınır. Eğer yurtiçi görevlendirmenizde uçak kullanacaksanız, yönetim kurulu kararınızda "uçak ile ulaşım" ifadesi yer almalıdır ve dolayısıyla dilekçenizi de buna göre yazmanız gerekmektedir. Çoğu üniversite sadece e-bileti kabul etmektedir, fakat her ihtimale karşı bileti aldığınız firmanın kaşesiyle kaşelenmiş faturanızın da yanınızda bulunmasında fayda var. Havaalanlarında, uçuşunuzun olduğu gün ilgili firmanın bilet satış ofisinden faturanızı temin edebilir ya da e-biletinizin üzerine firma kaşesi bastırabilirsiniz.

Şehir içi ulaşım

Bazı üniversiteler evinizden havaalanına, havaalanından otelinize ve dönüşte de otelinizden havaalanına, havaalanından evinize olacak şekilde taksiyle ya da otobüsle ulaşım giderlerini karşılamaktadır. Bazı üniversiteler ise sadece evden havaalanı servisine (Havaş) kadarki taksiyle ulaşım giderlerini karşılamaktadır. Bu konuda bir standartlık yok maalesef. En net bilgiyi ÖYP koordinatörlüğünüzden alabilirsiniz. Taksi ya da otobüs fişlerinin de alınması ve bunların kaşeli olması gerekmektedir.

Konaklama

Kanun'a göre konaklama giderleri yevmiyenin içerisine dahildir ve konaklama ücreti için ayrıca ödeme yapılmamaktadır; fakat konaklama ücretinin yevmiyeyi %40 oranında aştığı durumlarda, aşan kısmın %70'i ödenir. Oldukça karışık bir durum. Normalde konaklama ücretini gösteren bir faturanın ibraz edilmesi şart değildir, ama yevmiyeyi aşan durumlarda ücret talep edilecekse, yine kaşeli bir faturanın koordinatörlüğe verilmesi gerekecektir. Bu faturada ad soyad, konaklanan gün sayısı, günlük konaklama ücreti gibi bilgiler kesinlikle yer almalıdır.

Etkinliğe katılım ücreti

Eğer varsa, katıldığınız etkinliğe ait katılım ücretini gösteren belgenin dönüşte koordinatörlüğe sunulması gerekmektedir. Bu belge de yine ıslak imzalı ve kaşeli olmalıdr, aksi halde bununla ilgili ödeme yapılmaz. Banka dekontu ya da ilgili bir çıktı da çoğunlukla kabul edilmez. Koordinatörlüklerde genellikle katılım belgesinin ve katılım ücretinin ödendiğini gösteren makbuzun fotokopisi alınır ve buna "aslı gibidir" damgası vurulur. Orijinal belge ise size teslim edilir. Belgenin orijinali mutlaka sizde bulunsun.

Örnek Avans Talebi Dilekçesi

Yurtiçi Ödemeler için H Cetveli

Yurtdışı Yevmiye/Gündelik Tablosu

4. Dönüş, Avans Kapatma ve Ödeme İşlemleri

Görevlendirme süreniz bitip görevinize başladıktan sonra yapmanız gereken ilk iş, on beş gün içerisinde, talep edilen belgelerle birlikte koordinatörlüğünüze başvurmaktır. Bu belgeler genellikle şöyledir:
- Geri bildirim formu: ÖYP koordinatörlüğünden alınabilecek bu forma, kişisel bilgilerinizin yanı sıra, katıldığınız etkinliğin size sağladığı faydaları ve benzeri hususları yazmanız gerekmektedir.
- Katılım belgesi: Orijinal belge verilmelidir. Bu belge ıslak imzalı ve kaşeli olmak zorundadır.
- Katılım ücretinin ödendiğini gösteren belge: Yine bu belgenin de orijinali verilmeli, ayrıca kaşeli ve ıslak imzalı olmalıdır.
- Uçak bileti: Çoğu üniversite e-bileti kabul etmektedir, ama yukarıda da değindiğim gibi, kaşeli bir fatura da eklenebilir.
- Varsa şehir içi ulaşım giderlerine ait belgeler: Taksi fişi, otobüs bileti vs. Bunlar da kaşeli olmak durumundadır.
- Talep edilecekse, konaklama ücretini gösteren belge (detaylar için yukarıya bakınız)

Unutulmaması gereken husus, yabancı dilde hazırlanmış her belgenin tek tek tercümesinin yapılması ve bu tercümelerin de sunulacak bu belgelere eklenmesidir. Belgelerinizi koordinatörlüğe teslim etmenizin ardından koordinatörlük personeli gerekli kontrolleri ve düzenlemeyi yapacak, ardından tarafınıza bir yolluk bildirm formu (örnek bir form için aşağıya bakınız) verecek, siz de bu formu kontrol edip imzaladıktan ve danışmanınıza ya da bölüm başkanınıza imzalattıktan sonra tekrar koordinatörlüğe teslim edeceksiniz. Avans kullanmışsanız ve kullandığınız avans harcamalarınızdan fazlaysa, bu fazlalığı iade etmeniz, az ise üzerini almanız gerekmektedir. Avans kullanmadıysanız, belgelerle ispatlanan ücretler üniversitenizin çalışma hızına bağlı olarak 2 hafta ile 5 ay arasında tarafınıza ödenecektir. Damga vergisi gibi birtakım vergilerin de alındığını hatırlatmakta fayda var. Bunlar genellikle toplam miktarın %3'ü kadarına denk gelmektedir.

Yurtiçi/Yurdışı Geçici Görev Yolluğu Bldirim Formu Örneği

Her türlü sorularınızı, varsa paylaşmak istediklerinizi ve tecrübelerinizi aşağıdaki form aracılığıyla belirtebilirsiniz.